Czy warto mieć wirtualne biuro?

pengiune in usbsticker

Witajcie,

Dzisiaj wpis szczególnie dla tych…..

którzy szukają adresu na rejestracje swojej firmy. Od niedawna na polskim rynku funkcjonują tzw. wirtualne biura, czyli firmy, które oferują outsourcing obsługi biurowej (w tym adres na rejestrację) bez potrzeby fizycznej obecności firmy w konkretnym miejscu. Idea wirtualnego biura (e-office) powstała w 1994 r. Niejaki Ralph Gregory zauważył, że przedsiębiorcy chcieliby zaoszczędzić na wynajmie typowego biura, mając jednocześnie możliwość posiadania prestiżowego firmowego adresu.

Do czego służy wirtualne biuro?

Aktualnie wirtualne biura mają bardzo obszerny wachlarz usług:

  • udostępnienie  adresu rejestrowego dla firmy (często prestiżowego np. ul. Marszałkowska w Warszawie);
  • udostępnienie numerów telefonicznych;
  • odbieranie telefonów i faksów;
  • odbierania i przesyłanie korespondencji firmowej;
  • odbieranie i obsługę skrzynki mailowej firmowej;
  • przechowywanie dokumentów;
  • skrytkę pocztową;
  • wynajem sal na spotkania biznesowe;
  • wyrabianie pieczątek, wizytówek i innych materiałów reklamowych;
  • wynajem biurek dla freelancerów lub na coworking.

Co dodatkowo oferują niektóre wirtualne biura:

  • obsługę prawną, dotacje unijne;
  • obsługę księgową;
  • założenie rachunku bankowego;
  • tworzenie biznesplanów;
  • wsparcie doradcze w innych dziedzinach.

Poniżej najważniejsze dla przedsiębiorcy zalety e-office:

  • Oszczędność nawet do kilkunasty tysięcy złotych rocznie (oszczędzić można nie tylko na kaucji i czynszu za typowy lokal, ale również na zatrudnieniu i szkoleniach personelu administracyjnego);
  • Alternatywa dla przedsiębiorców, którzy nie chcą lub nie mogą zarejestrować działalności w mieszkaniu;
  • Nowy potencjalny rynek klientów. (Zarejestrowanie działalności w renomowanym biurze, gdzie jest już spora liczba firm, daje możliwość dotarcia do nich ze swoimi usługami, produktami itp.)
  • Budowa pozytywnego wizerunku firmy już od początku jej istnienia (prestiżowy adres, dobra lokalizacja)

Nie obędzie się niestety bez wad:

  • w rodzajach działalności gdzie istotny jest bezpośredni kontakt z klientem  biuro wirtualne może nie zdać egzaminu;
  • przy prowadzeniu szerokiej korespondencji pocztą tradycyjną, gdzie partnerzy / klienci oczekują natychmiastowych odpowiedzi, konieczne będzie prawdopodobnie urządzenie własnego biura;
  • zdarzało się już, że Urzędy Skarbowe odmawiają nadawania numeru NIP spółkom zarejestrowanym w wirtualnych biurach. Na szczęście ostatnio pojawiły się orzeczenia na korzyść e-office, jak np . to poniżej: http://prawo.rp.pl/artykul/758349,1131199-NSA–fiskus-musi-nadac-NIP-firmie-z-wirtualnym-biurem.html
  • wiele firm chcących robić nielegalne interesy rejestruję firmę pod takimi wirtualnymi adresami, przez co możemy być kojarzeni z nierzetelnymi ludźmi. *

Dla kogo najbardziej nadają się wirtualne biura?

Nie chcesz rejestrować firmy w swoim domu? Nie chcesz łączyć tej sfery z pracą? Może nie posiadasz własnego lokalu (nie potrzebujesz go wynajmować albo po prostu nie masz na to pieniędzy – a właściciel Twojego mieszkania nie zgadza się na rejestrację w nim firmy)? W takich przypadkach wirtualne biura jest idealnym rozwiązaniem dla Ciebie:-)
Jeżeli masz powody, dla których wolisz zarejestrować działalność w innej miejscowości (np. łatwiej można zdobyć środki na jej finansowanie), zależy Ci na poprawie wizerunku firmy i potrzebujesz do tego prestiżowego adresu (np. w centrum dużego miasta), nie chcesz, żeby urzędnicy odwiedzali Cię w domu lub Twój zawód wiąże się choćby z częstymi wyjazdami. Wtedy również może okazać się, że jesteś potencjalnym klientem wirtualnego biura.  Dzięki wirtualnemu adresowi możesz również rozliczać całość kosztów związanych z takim biurem, nie musisz męczyć się w wyznaczanie pokoju, obliczanie powierzchni, dzielenie faktur (z taką sytuacją można mieć do czynienia, kiedy rejestruje się firmę pod prywatnym adresem).

Czy warto? Zależy dla kogo

Teraz przyszła pora na wnioski. Czy warto posiadać wirtualne biuro? Odpowiedź: to zależy, czym się Twoja firma zajmuje. Klientami wirtualnych biur są najczęściej osoby z branż: architektura, grafika, projektowanie wnętrz, osoby zajmujące się marketingiem internetowym, dziennikarze oraz freelancerzy. Niektóre firmy, korzystają tylko z prestiżowego adresu dla swojej siedziby, natomiast miejsce wykonywania ich działalności jest zupełnie gdzie indziej. Koszt wynajmu wirtualnego biura to już od kilkudziesięciu do kilkuset złotych, zależy, za jakiego wachlarzu usług skorzystamy. Drogi Czytelniku, a co Ty o tym sądzisz? Czy korzystałeś kiedyś z wirtualnego biura i możesz się podzielić swoimi doświadczeniami? A może chciałbyś dopiero skorzystać z takiej możliwości i właśnie szukasz jakiegoś biura?

* Dodane 10 maja 2015 r. – dodatkowy minus, o którym wypomniał w komentarzu Adrian Bysiak

8 Comments

  1. Ja ostatnio dużo się rozglądałem za wirtualnym biurem w związku z pewnym pomysłem który chciałem wdrożyć w życie. Minusów jest niestety więcej i nie chodzi tu tylko o US, które nie chcą nadawać NIP-u na wirtualne adresy.

    Po kilku rozmowach kolejnym minusem jest fakt, że możemy być źle odbierani. Wiele firm chcących robić nielegalne interesy rejestruję firmę pod takimi wirtualnymi adresami, przez co możemy być kojarzeni z nierzetelnymi ludźmi.

    A więc – adres jest ważny. Tu też warto pomyśleć by dać zarobić komuś bliskiemu, kto posiada fajny adres, który będzie ładnie się prezentował. Spisać umowę, uzgodnić warunki i korespondencję otrzymywać na @.

    Niestety sam jeszcze nie korzystałem, więc również dokładam się do prośby by w temacie wypowiedział się ktoś kto z WB korzysta. Dziękuję.
    Adrian Bysiak ostatnio opublikował…Gadżety reklamowe za darmoMy Profile

    • BlogoFirmie.pl

      9 maja 2015 at 18:09

      Adrianie, dziękuję za Twój komentarz. Twój pomysł, aby zarejestrować firmę u osoby zaufanej i przy okazji dać jej możliwość zarobienia jest bardzo dobry.
      Wtedy nie trzeba będzie się martwic o ewentualna zagubioną korespondencję. A właśnie z takimi problemami boryka się teraz moja firma, która jest zarejestrowana w WP w Warszawie…
      Z tym zły odbiorem to wszystko zależy od tego, czy spotykasz się bezpośrednio ze swoimi klientami, czy raczej tylko na odległość. W przypadku drugiej opcji moim zdaniem problem złego odbioru nie będzie za bardzo doskwierał :-)

  2. Dokładnie tego szukałem, dzięki za poradę!
    Patryk ostatnio opublikował…Koszty założenia spółki offshoreMy Profile

  3. Świetny artykuł. Wirtualne biura moim zdaniem mają wiele zalet. A w dodatku jest to alternatywa dla zakładania firm w domu.

    • BlogoFirmie.pl

      11 czerwca 2015 at 17:24

      Kasia, bardzo dziękuję za Twój komentarz. Jeśli chcesz rozdzielić pracę od domu, to z pewnością wirtualne biuro wtedy się bardzo przyda:-)

  4. Ciekawy artykuł :) Duży plus za wady i zalety. Trzeba pamiętać, że wirtualne biura są ostatnio bardzo często wykorzystywane przez firmy zagraniczne, którym zależy na adresie w PL oraz na możliwości przesyłania tam korespondencji przez klientów. Przykładem takiej firmy może być facebook, który w wielu krajach też korzysta z usług wirtualnych biur.

    • BlogoFirmie.pl

      28 czerwca 2015 at 09:50

      Dziękuję za komentarz. Nie wiedziałem, że Facebook też korzysta z wirtualnego biura, ciekawa informacja:)

Dodaj komentarz

Your email address will not be published.

*

CommentLuv badge

© 2017 Blog o Firmie

Theme by Anders NorenUp ↑