Co może być kosztem firmy, a co nie

koszty firmy

koszty firmy

Witam Cię bardzo serdecznie po dłuższej przerwie. BlogoFirmie.pl przeszedł lekki lifting. Na stronie głównej zagościło nowe zdjęcie.

Pojawiły się nowe, drobne funkcjonalności, np. scroll up oraz pojawiło się kilka reklam skierowanych typowo dla przedsiębiorców. Mam nadzieje, że te drobne zmiany spodobają się Tobie.

Ok, dziś wpis, który możemy zaliczyć do repertuaru księgowości, czyli co wolno zaliczyć w poczet kosztów firmy, a co nie wolno. Codziennie przedsiębiorcy zadają sobie pytanie, czy produkt, który właśnie nabywają lub usługę, której wykonanie przed chwilą zlecili, można zaliczyć do kosztów firmy, czy nie można. Powiem Ci, że tak naprawdę odpowiedź jest bardzo łatwa. Możesz zaliczyć w koszty firmy wszystko, co chcesz! Kupujesz lodówkę, pralkę, zabawkę dla dziecka? Możesz wciągnąć to do kosztów. Byłeś u dentysty lub kosmetyczki? Nie ma problemu – możesz też zaliczyć te usługi w koszty firmy. Jednak nie oznacza to, że będziesz miał mniejszy podatek do zapłaty, po prostu oznacza to, że bilansowo firma zapłaciła / nabyła ww. produkty.

Bardziej istotne jest to, czy dany wydatek firmowy możesz zakwalifikować jako koszt, który służy uzyskaniu przychodu lub utrzymaniu (zabezpieczeniu) jego źródła. Dopiero w takim wypadku podatek do zapłaty będzie mógł być niższy. Ta zasada obowiązuję tylko w przypadku firm rozliczających się na zasadach ogólnych (na dzień pisania tego postu jest to podatek progresywny ze stawkami 18% i powyżej kwoty ponad 85.528 zł na rok 32%). Natomiast kwotę podatku można obniżyć o przewidziane w ustawie o podatkach dochodowych ulgi i odliczenia. Dodatkowo możliwe jest odliczanie od podstawy opodatkowania zapłaconych składek ubezpieczeniowych, a od kwoty podatku można odliczyć zapłacone kwoty składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Teraz najbardziej problematyczna i kontrowersyjna część, czyli jak urzędy i izby skarbowe interpretują sobie, co może być kosztem, który przyniesie Tobie (przedsiębiorcy) przychód lub chociaż zabezpieczy jego źródło. Generalnie w naszym kraju niestety jest tak, że urzędnik sądzi, że wie lepiej od samego przedsiębiorcy, jaki koszt przyniesie mu przychód, a jaki nie.

Poniżej lista typowych wydatków, które można zaliczyć w koszty uzyskania przychodu:

1. wydatki na środki trwałe (budynki, maszyny, urządzenia, środki transportu i inne przedmioty – jeśli ich przewidywany okres używania przekracza 1 rok);

2. wydatki na wartości niematerialne i prawne pod warunkiem dłuższego niż rok okresu ich używania. Są nimi np. licencje, autorskie lub pokrewne prawa majątkowe, prawa do wynalazków, patentów, wzorów użytkowych, znaków towarowych, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego, wartość know-how.

3. wydatki na mieszkanie, np. cześć czynszu, jeśli miejsce wykonywania działalności firmy to Twój dom. Opłaty za media (woda, ogrzewanie, prąd) można wliczyć w koszty na podstawie oddzielnych liczników, które dotyczą części biurowej.

4. Gdy udajesz się w podróż służbową (delegację), możesz rozliczyć koszty przejazdu i zakwaterowania (hotel). Natomiast koszty wyżywienia rozliczysz na zasadach diet opisanych w kodeksie pracy. W naszym kraju za 1 dzień delacji otrzymujesz na wyżywienie śmieszne 30 zł. Wysokość diet dla każdego kraju jest inna, np. na dzień pisania tego wpisu wyjazd do Niemiec to już 49 euro za dzień.

5. wydatki na telefon, internet, pocztę

6. meble biurowe oraz akcesoria do nich (ale nie przesadzaj z tym i nie wliczaj do kosztów np. umeblowania swojego salonu;-)

7. sprzęt elektroniczny oraz akcesoria do niego, jeśli potrafisz udowodnić, że pomaga Ci on uzyskiwać przychód, np. komputer, tablet, drukarka, aparat fotograficzny

8. środki czystości

9. szkolenia, kursy, konferencje branżowe, studia podyplomowe, jeśli są związane z Twoją branżą

10. paliwo do środka transportu, naprawy bieżące, ubezpieczenie OC.

11. wydatki na promocję i reklamę, np. strona www, ulotki, wizytówki, reklama ad words, pozycjonowanie, remarketing, etc.

Nie zaliczymy do kosztów uzyskania przychodu:

– grzywien, mandatów, kar pieniężnych oraz odsetek od nich, które były orzekane na podstawie postępowania karnego, karnego skarbowego, administracyjnym, etc.

– kosztów reprezentacji poniesionych na zakup alkoholu. Do niedawna jeszcze nie można było zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatków przeznaczonych np. na kolację z kontrahentem.

– ubrań, butów, nawet jeśli w rzeczywistości kupiłeś garnitur tylko w celach biznesowych, a nie prywatnych nie możesz go wrzucić do kosztów. Istnieją natomiast dwa wyjątki od tej zasady – są to ubrania i buty niezbędne do wykonywania danej pracy (np. ubiór spawacza) oraz drugi wyjątek – mój ulubiony, gdy ubiór zawiera znaki reklamowe (np. logo firmy). To oznacza, że garnitur możesz jednak wrzucić w koszty, ale musisz sobie przypiąć, np. w klapie marynarki malutkie logo Twojej firmy:-)

Istotne jest, aby koszt był właściwie udokumentowany, tj. najczęściej za pomocą faktury / rachunku. W niektórych przypadkach może to być ewentualnie paragon, który jest dopuszczalny np. za opłatę na autostradzie, bilet kolejowy, autobusowy (pod warunkiem, że podróż wyniosła więcej niż 50 km oraz na paragonie widnieje numer NIP kontrahenta.)

Teraz pytanie do Ciebie – czy jako przedsiębiorca miałeś kiedyś problem z tym, czy wrzucić dany wydatek w koszty uzyskania przychodu? Tak? Napisz o tym w komentarzach! Nie miałeś nigdy takiego problemu? Też pisz, może chciałbyś uzupełnić mój wpis o koszty, których Twoim zdaniem tutaj brakuje?

25 Comments

  1. Irytujące jest to, że wykonując pracę biurową nie możesz wrzucić służbowego ubrania (marynarki, koszuli, butów). Po co nam reprezentacyjna garderoba? Ona nie służy ani uzyskaniu dochodu, ani utrzymaniu. Do klienta możemy przecież chodzić w piżamie.
    Patent z przypiętym logo firmowym jest często kwestionowany przez US. Pewnie można powalczyć z trwałym logo (wszytym na stałe) , ale szkoda często nafty na boksowanie się z urzędnikiem.
    Hubert Siemieńczuk ostatnio opublikował…Zrób to (nim zlecisz napisanie biznesplanu)My Profile

    • BlogoFirmie.pl

      10 listopada 2015 at 16:40

      Dziękuję za Twój komentarz. Najbardziej irytuje to, że trzeba „kombinować”, aby wliczyć w koszty uzyskania przychodu coś tak oczywiście kojarzącego się z biznesem jako takim jak garnitur…

  2. Bardzo wartościowy artykuł, jest to troche pogmatwane, wiele osób kombinuje jak „wrzucić” w koszta firmy rzeczy które „od ręki” powinny zaliczać się do kosztów. Podam Twój artykuł dalej bo jest bardzo pomocny:)

  3. Wystarczy odpowiednia argumentacja i w koszty można wrzucić coś, co na pierwszy rzut oka nie powinno się wrzucać. Np mój kumple wrzucił w koszt firmy ipod touch (odtwarzacz mp3/mp4) a jako argumentacja (US się doczepił) wskazał konieczność dokumentowania zdjęciami niezgodności, oraz możliwość dodawania notatek głosowych gdy nie ma jak zapisać na kartce i US dał mu spokój.

  4. Najważniejsze jest umiejętnie wrzucać wydatki w koszty firmy. Często spotykam się z pytaniami, czy do środków czystości można wrzucić kostki do zmywarki, szkoda tylko, że w firmie nie ma zmywarki 😉 Przesadne wrzucanie w koszty może skutkować kontrolą, a na to większość z przedsiębiorców nie ma ochoty 😉
    Natalia ostatnio opublikował…Sposób na dodatkowe oszczędności – mieszkanie jako siedziba firmyMy Profile

  5. Bardzo fajny wpis! Dzięki!
    Finansowy Zen ostatnio opublikował…Nienawidzę swojej pracy.My Profile

  6. Tak już bywa i ciężko powiedzieć czy niestety w każdym przypadku. Myślę, że to temat dosyć kontrowersyjny i reguły powinny być jasne.

  7. Jednak dobra księgowa to podstawa. Ona na pewno będzie się znała na takich kwestiach.

  8. Delegacje są świetnym kosztem, choć jeśli jest ich dużo to księgowe narzekają na rozliczanie tego 😉
    Dagmara ostatnio opublikował…Bezpiecznie kierunki wyjazdów – KazachstanMy Profile

  9. Dzięki za bardzo pożyteczny artykuł – przyda się, bo właśnie startuję z własnym biznesem, na stronie sigmapartner.pl znalazłam kilka dni temu podobną publikację. Jednak chcąc być przedsiębiorcą cały czas trzeba się dokształcać :)

  10. Wszystko da się wrzucić do kosztów jeśli potrafi się kombinować… podoba mi się ten pomysł z garniturem z logo 😉

  11. Super, bardzo przydatne informacje, dzięki wielkie 😉
    Derek ostatnio opublikował…LibreOfficeMy Profile

  12. Nie rozumiem dlaczego nie można wrzucić w koszty firmowe garniturów. W końcu są one narzędziem do pracy i do przynoszenia zysków. Na szczęście małe logo wystarczy, aby obejść ten przepis. A w końcu logo wpięte w garnitur jest pewnego rodzaju budowaniem marki.

  13. Może ktoś podlinkować wykaz diet dla poszczególnych państw? :)

  14. Warto przyznać, że sprawą kluczową w prowadzeniu biznesu jest dobry kontakt z pracownikami oraz klientami. Jeżeli atmosfera w pracy jest zła nie ma jak oczekiwać dobrych wyników. Taka sama sprawa, jeżeli chodzi o kontakt z klientem. Aby klient był zadowolony i Cię polecił trzeba jego sprawy załatwiać szybko oraz z wymaganą starannością. Nie ma co oszczędzać czasowo spraw, aby ją tylko załatwić, tylko aby załatwić ją tak, że klient będzie zadowolony. Czasami trzeba stracić dłuższą ilość czasu, aby sprawić by klient był zadowolony.

  15. Fajnie że ktoś podsumował co można zaliczyć do kosztów a co nie. Wiele osób ma z tym problem i kombinuje na wszystkie strony jak tu coś wrzucić w koszta.
    Magdalena ostatnio opublikował…Co wpływa na wiarygodność kredytową?My Profile

  16. Jednak dobra księgowa to podstawa. Sama bym tego w życiu nie ogarnęła.

  17. Wbrew pozorom to nie takie trudne do ogarnięcia, wystarczy odrobina praktyki :)

  18. Ostatnio sporo wątpliwości budzi obiad w restauracji z potencjalnym lub obecnym klientem. orzecznictwo nie wskazuje niestety jednoznacznej odpowiedzi czy to koszt.

  19. Niedawno czytałem, że kosztem firmy może być jedzenie dla psa (np. gdy nie zatrudniamy ochrony, tylko terenu firmy pilnuje pies) i okulary dla pracownika 😉 Jeśli ma się wątpliwości co do tego, czy konkretną rzecz można wliczyć w koszty to na stronie Ministerstwa Finansów można uzyskać indywidualną interpretację (za 40 zł)

  20. Super poradnik dla osób otwierających swoją działalność :)
    Michał ostatnio opublikował…Co to jest PAYE?My Profile

  21. Dobra księgowa to podstawa !:)
    Magdalena ostatnio opublikował…Co wpływa na wiarygodność kredytową?My Profile

  22. Kurczę naprawdę fajne i konkretne informacje podane w syntetyczny sposób. Dzięki wielkie bo własnie tego szukałam :)

    Pozdrawiam serdecznie
    Malwina W.
    Pomoc w pisaniu ostatnio opublikował…O czym pamiętać pisząc licencjatMy Profile

  23. To jest bardzo smutne :( Szkoda, że trzeba „się nakombinować”, żeby wliczyć część kosztów do kosztów firmy.

Dodaj komentarz

Your email address will not be published.

*

CommentLuv badge

© 2017 Blog o Firmie

Theme by Anders NorenUp ↑